O Taskweb organiza os documentos da sua operação em categorias e subcategorias, monitora datas de validade, envia alertas automáticos de vencimento e mantém o histórico completo de renovações. O gestor sabe exatamente o que venceu, o que vence em breve e o que está em dia.
| Documento | Empresa | Validade | Responsável | Ações |
|---|---|---|---|---|
| Alvará sanitário | Matriz | 12/08/2025 | Ana | |
| Licença ambiental | Filial 01 | 18/09/2025 | Carlos | |
| AVCB | Matriz | 22/03/2026 | Ana | |
| Contrato de manutenção | Filial 02 | 01/09/2025 | Marcos |
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empresas confiam no Taskweb
100%
dos documentos com alerta de vencimento
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alvarás vencidos sem aviso
O alvará está numa pasta no armário. A licença ambiental está no e-mail do contador. O AVCB está com alguém que saiu da empresa. Quando a fiscalização chega, começa a corrida pra encontrar o documento certo, na versão certa, dentro do prazo. E na maioria das vezes, o documento já venceu e ninguém percebeu.
O Taskweb estrutura o ciclo de vida completo dos documentos operacionais. Cada documento tem categoria, responsável, validade e alerta automático. Quando vence, o sistema avisa. Quando renova, o histórico é preservado.
O gestor cria categorias e subcategorias para organizar os documentos. Cada categoria pode ser exclusiva de uma empresa ou disponibilizada para toda a rede. O documento é armazenado com nome, arquivo, responsáveis e descrição.
Cada documento pode ter data de validade e data de antecedência para o lembrete. As cores indicam o status: verde (dentro do prazo), amarelo (vence hoje), vermelho (vencido).
Nos dias de antecedência e no dia do vencimento, o Taskweb cria chamados automáticos e envia notificações no aplicativo dos responsáveis. Ninguém precisa lembrar — o sistema cobra.
Ao renovar, o gestor escolhe entre apenas arquivar o registro antigo ou criar um novo com as datas atualizadas. O histórico completo de renovações fica registrado e acessível a qualquer momento.
O gestor abre a tela de Validade e vê todos os documentos com data de vencimento. As cores indicam o status instantaneamente: verde, amarelo ou vermelho. Filtra por empresa, responsável, período ou status. Reordena por coluna para priorizar o que precisa de atenção.
Cada documento é armazenado em categoria e subcategoria. O gestor acessa a pasta, navega pela estrutura e encontra o documento em segundos. Categorias podem ser exclusivas de uma empresa ou disponibilizadas para toda a rede.
Alertas de vencimento
Chamados automáticos + notificação no app
Renovação com histórico
Arquive o antigo, crie o novo
Pasta organizada
Categorias e subcategorias por empresa
Filtros avançados
Encontre qualquer documento em segundos
Histórico de renovações
Todas as versões registradas
O gestor configura a data de antecedência. Nos dias definidos e no dia do vencimento, o Taskweb cria chamados automáticos e envia notificações no app dos responsáveis. Ninguém precisa lembrar — o sistema alerta.
Ao renovar, o gestor escolhe entre criar um novo registro (com arquivo e datas atualizados) ou apenas arquivar o antigo. O registro anterior é preservado no histórico de renovação, acessível a qualquer momento.
Categorias e subcategorias organizam os documentos de forma hierárquica. Cada categoria pode ser exclusiva de uma empresa ou disponibilizada para toda a rede. O gestor navega pela estrutura e encontra qualquer documento em segundos.
O painel permite filtrar por empresa, responsável, tipo de data (validade ou antecedência), período e status do registro. Reordene por qualquer coluna clicando no título. Baixe a lista filtrada em PDF com um clique.
Alvará sanitário — Matriz
Versão atual (vigente)
Versão anterior (arquivada)
Primeira versão (arquivada)
Cada renovação gera um registro no histórico. O gestor acessa todas as versões anteriores, com datas, responsáveis e arquivos. A versão vigente aparece no topo. Registros arquivados ficam acessíveis para auditoria.
Alvará sanitário, licença ambiental, AVCB, certificado de aferição de bombas. Documentos que, vencidos, geram multa da ANP e interdição.
Contratos de manutenção, laudos técnicos, certificados de inspeção predial. Documentos que o cliente contratante exige em dia.
Licenças de funcionamento, certificados de dedetização, laudos de elevadores. Prazos que, ignorados, geram responsabilidade civil.
Documentos de todas as unidades centralizados. Compare vencimentos entre lojas e garanta que nenhuma unidade opere com documentação irregular.
Alvarás, licenças de funcionamento, certificados de equipamentos. Documentação em dia para evitar autuação e proteger associados.
Alvarás de construção, licenças ambientais, certificados de segurança, apólices de seguro. Rastreabilidade obrigatória por norma.
Você não é o primeiro a chegar até aqui pensando essas coisas. E elas têm resposta.
Já tenho os documentos organizados no Google Drive.
Google Drive armazena arquivos, mas não monitora vencimentos, não envia alertas automáticos, não cria chamados quando o prazo se aproxima e não mantém histórico de renovação. Quando o documento vence, o Drive não avisa. O Taskweb avisa antes, no dia e depois — até que alguém resolva.
São poucos documentos, não justifica um sistema.
Se são poucos, o cadastro leva minutos. Mas "poucos" documentos com validade vencida geram multas de milhares de reais. Um alvará sanitário vencido pode interditar a operação. O custo de não monitorar é desproporcional ao número de documentos.
Minha secretária já controla os prazos numa planilha.
E quando ela tira férias? E quando ela sai? A planilha não alerta automaticamente, não notifica os responsáveis no celular e não gera chamado quando o prazo se aproxima. O Taskweb retira a dependência de uma pessoa específica e transforma o controle em processo.
É um módulo que organiza os documentos da operação em categorias e subcategorias, monitora datas de validade, envia alertas automáticos de vencimento e mantém o histórico completo de renovações.
Sim. O gestor configura a data de antecedência. Nos dias definidos e no dia do vencimento, o sistema cria chamados automáticos e envia notificações no app dos responsáveis.
Sim. Cada registro pode ter um arquivo anexado. O upload é opcional, mas se nenhum arquivo for inserido, o registro não aparece no app. O documento pode ser visualizado e baixado diretamente no sistema.
Ao renovar, o gestor escolhe entre criar um novo registro (atualizando datas e arquivo) ou apenas arquivar o antigo. O registro anterior é preservado no histórico de renovação.
Sim. Categorias podem ser exclusivas de uma empresa ou disponibilizadas para toda a rede (opção "Disponibilizar para Rede"). Cada documento pertence a uma empresa específica.
Verde indica que o documento está dentro do prazo. Amarelo indica que vence hoje. Vermelho indica que já venceu. As cores aparecem na tela de Validade e facilitam a identificação instantânea do status.
Sim. Colaboradores com permissão de "Visualizar aba de documentos" podem acessar os documentos pelo aplicativo. A visualização depende das permissões configuradas pelo gestor.
A gestão de documentos está incluída no plano único do Taskweb, que custa R$249/mês por empresa, com 7 usuários inclusos e todas as funcionalidades liberadas. Cada usuário adicional custa R$35/mês. O teste é gratuito por 7 dias, sem cartão de crédito.
Operações que controlam documentos com planilha e memória perdem prazos, pagam multas e não conseguem provar conformidade em fiscalizações. A gestão de documentos do Taskweb transforma cada documento em registro monitorado com alerta automático, renovação rastreável e histórico auditável.
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